เชื่อว่าแทบทุกบ้านคงจะประสบปัญหาการจัดกับเอกสารในบ้านกี่ครั้ง ก็ดูเหมือนจะไม่จบไม่สิ้นสักที ทั้งจดหมาย บิลค่าใช้จ่าย ใบเสร็จต่างๆ ที่จัดใหม่กี่ครั้งก็กลับมาเป็นกองรกเหมือนเดิม แล้วยิ่งกับเอกสารสำคัญที่คิดว่าเก็บดีแล้ว แต่ก็ลืมว่าเอาไปวางไว้ตรงไหน ทำให้ต้องใช้เวลานานในการค้นหา หรือบางครั้งไปแจ้งหายพอได้เอกสารใหม่กลับมาหาอีกครั้งเจอขึ้นมาซะงั้น ทำให้เสียเวลา เสียเงิน แถมยังอารมณ์เสียอีกด้วย

บอกลากองเอกสารแสนรกไปได้เลยด้วยตู้เอกสาร วันนี้เรามีเทคนิคดีๆ สำหรับการจัดเก็บเอกสารสำคัญในบ้านยังไงให้เป็นระเบียบเรียบร้อย อยากหยิบใช้เมื่อไหร่ก็หาเจอมาแนะนำ

รวบรวมเอกสารในบ้าน

อันดับแรกมองดูรอบๆ ตัวของคุณก่อนว่าเอกสารในบ้านทั้งหมดมีอะไรบ้างที่ปะปนกันอยู่ เช่น ทะเบียนบ้าน จดหมาย ใบปลิว บิลค่าน้ำค่าไฟ ฯลฯ แล้วรวบรวมเอกสารทั้งหมดมาไว้ที่เดียวกันและจัดเป็นหมวดหมู่ไว้คร่าวๆ สะดวกต่อการคัดแยก

จัดประเภทของเอกสาร

แบ่งประเภทของเอกสารทั้งหมดให้เป็นหมวดย่อย โดยอาจแยกออกเป็นเอกสารสำคัญ เช่น โฉนดที่ดิน สัญญาชื้อขาย ทะเบียนบ้าน กรมธรรม์ประกันชีวิต และเอกสารหมุนเวียน เมื่อจัดเรียงแยกประเภทแล้วเอามาจัดเรียงตามวันที่และเวลาอีกครั้ง เพื่อให้หาได้ง่ายเมื่อจำเป็นต้องใช้ เช่น จดหมาย ใบเสร็จรับเงินค่าไฟฟ้า,น้ำประปา, โทรศัพท์ และใบแจ้งหนี้

เลือกไว้เฉพาะเอกสารที่จำเป็น

จดหมาย เอกสารจากธนาคาร เอกสารภาษี และบิลต่างๆ ที่จำเป็นต้องเก็บให้แยกไว้ ส่วนอันไหนที่ไม่จำเป็นก็ทิ้งไป เพื่อลดจำนวนเอกสารในบ้าน เช่นเดียวกับกองหนังสือ นิตยสาร หนังสือพิมพ์ต่างๆ อาจเลือกเฉพาะส่วนที่ต้องการ หรือเก็บไว้เฉพาะบางเล่ม ก็จะเป็นการช่วยประหยัดพื้นที่มากขึ้น

เลือกตัวช่วยในการจัดเก็บ

เมื่อแยกเอกสารออกไว้เป็นหมวดหมู่แล้ว มองหาตัวช่วยอย่างแฟ้มเอกสาร กล่อง หรือตู้เก็บเอกสาร ที่จะช่วยจัดเก็บเอกสารได้อย่างเป็นระเบียบ ทำให้ง่ายต่อการค้นหาและนำไปใช้ ควรแยกให้ชัดเจนว่าแฟ้มไหนเป็นเอกสารหมวดอะไร ถ้าจำนวนเอกสารเยอะมากกว่าหนึ่งแฟ้มอาจใช้วิธีแยกหมวดแฟ้มด้วยสีต่างๆ รวมไปถึงใช้ปากกาเขียนชื่อหมวดกำกับไว้จะช่วยให้หยิบใช้งานได้สะดวกมากขึ้น

จัดเอกสารให้เข้าที่

จัดเก็บเอกสารโดยเรียงลำดับตามการใช้งาน ถ้าเป็นเอกสารที่ใช้บ่อยควรเก็บไว้ให้เป็นที่และหยิบใช้งานได้ง่ายเรียงลำดับไปจนถึงเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้ อาจเก็บไว้ด้านล่างสุด บนสุด หรือในสุดของตู้ เช่น เอกสารที่เกี่ยวกับการใช้งานอุปกรณ์ต่างๆ ในบ้านควรเก็บไว้ให้สามารถหาออกมาใช้สะดวก ส่วนเอกสารสำคัญต่างๆ ควรจัดเก็บไว้ในตู้หรือลิ้นชักที่สามารถล็อคได้ และจะต้องมีความแข็งแรง ป้องกันแมลงเพื่อไม่ให้เอกสารถูกทำลายเสียหาย

ฝึกนิสัยการจัดระเบียบ

ทางที่ดีที่สุดในการจัดการเอกสารให้หาเจอง่าย อยากใช้เมื่อไหร่ก็หาเจอคือ สร้างนิสัยการจัดระเบียบ เมื่อได้รับเอกสารมาใหม่ให้จัดการเลยในทัน อย่างจดหมายก็เปิดอ่านเลย ใบเสร็จรับเงินถ้าไม่ใช่เรื่องสำคัญก็ทิ้งได้ หรือหาเวลาหนึ่งวันในสัปดาห์มาจัดเอกสารต่างๆ เข้าแฟ้มให้เรียบร้อย จากขั้นตอนเหล่านี้ถ้าทำเป็นประจำก็จะช่วยให้คุณไม่ต้องปวดหัวเวลาจะหยิบใช้เอกสาร